Politique relative aux plaintes et aux mesures disciplinaires
Complaint and Discipline Policy (April 22, 2022)
April 22, 2022
1. Objectif de la politique
L’objectif de la présente politique est :
a) d’établir une procédure pour recevoir, examiner, enquêter et statuer sur les plaintes d’infraction aux règlements, aux normes de pratique ou au code d’éthique professionnelle de l’OAFM;
b) proposer un mécanisme clair, équitable et efficace pour la résolution de telles plaintes;
c) donner l’occasion à un membre et à un client de médiation de comprendre les événements et les circonstances qui ont mené au dépôt de la plainte; et,
d) d’exiger des membres accrédités et associés de maintenir un certain standard de compétence et de se conformer aux normes de pratique et au code d’éthique professionnelle de l’organisation.
Les dispositions de la présente politique et de la procédure qu’elle renferme ne limitent ni n’affectent en aucune façon le droit de toute personne d’exercer ses droits en vertu du Code des droits de la personne RSO 1990, c. H.19.
2. Plaines et comité de discipline
a) Le Conseil d’administration de l’OAFM forme un comité des plaintes et de la discipline (« le comité ») composé d’un minimum de trois et d’un maximum de cinq médiateurs accrédités et membres en règle de l’OAFM. Au moins un membre du conseil d’administration est nommé au comité et en est le président.
b) Les membres du comité sont nommés pour un mandat d’un an automatiquement renouvelé, à moins que le conseil d’administration ou le membre du comité ne décide de mettre fin à sa participation.
c) Un membre du comité est automatiquement démis de ses fonctions s’il démissionne en tant que membre de l’OAFM ou si son adhésion est suspendue ou révoquée. En cas de démission ou de révocation d’un membre du comité, ou si ce membre ne peut ou ne veut plus continuer à exercer ses fonctions, le conseil d’administration peut combler le poste vacant sans que le comité soit dessaisi de toute plainte soumise à son examen.
d) Le quorum pour les réunions du comité est fixé à trois membres. Les réunions peuvent se dérouler en personne ou par voie électronique.
3. Plaintes déposées en application de la présente politique
a) Un client de médiation, un membre de l’OAFM ou son représentant autorisé (« plaignant ») peut déposer une plainte en vertu de la présente politique contre un médiateur familial accrédité (AccFM), un médiateur intergénérationnel accrédité (anciennement connu sous le nom de médiateur accrédité pour les aînés) (AccIM), un médiateur en protection de l’enfance (Acc CPMed) ou un membre associé de l’OAFM (« membre ») concernant la capacité, la conduite ou la prestation du membre de l’OAFM dans sa pratique de la médiation familiale.
b) La présente politique ne s’applique pas aux plaintes relatives à la médiation-arbitrage ou à la coordination parentale, processus qui ne relèvent pas de la compétence de l’OAFM en raison de leur nature non consensuelle.
c) En application de la présente politique, le conseil d’administration peut déposer une plainte contre un membre et celle-ci fera l’objet d’une enquête et d’une décision de la même manière qu’une plainte déposée par un particulier.
d) Les plaignants sont encouragés à rencontrer le membre avant de déposer une plainte pour expliquer le motif de leur mécontentement et voir si une résolution informelle est envisageable. Si le plaignant, en s’adressant directement au membre, craint de se sentir mal à l’aise, d’éprouver de l’appréhension ou de subir des représailles, il peut choisir de déposer une plainte sans une telle rencontre.
e) Une plainte doit être déposée par écrit auprès du président du comité des plaintes ou de la directrice générale de l’OAFM. La plainte doit comporter le nom et les coordonnées du plaignant et du membre et exposer les motifs de la plainte de façon suffisamment détaillée pour que ceux-ci puissent constituer une infraction aux règlements et/ou aux normes de pratique et au code d’éthique professionnelle de l’OAFM.
f) Une plainte doit être déposée auprès de l’OAFM au plus tard deux ans après la dernière séance de médiation menée par le membre dans le cadre de la prestation ayant donné lieu à la plainte.
g) Le président du comité examine la plainte et tout matériel qui l’accompagne et détermine :
i. si l’enquête et le jugement de la plainte relèvent de la compétence de l’OAFM;
ii. si la plainte a été reçue dans le délai réglementaire des deux ans;
iii. si la plainte semble frivole ou vexatoire ou si elle comporte des allégations qui, si elles étaient acceptées, ne constitueraient pas une infraction du membre aux règlements et/ou aux normes de pratique et au code d’éthique professionnelle de l’OAFM;
iv. si la plainte et toute information y afférant que le plaignant produit fournissent des motifs suffisants pour ouvrir une enquête.
h) À la discrétion du président du comité, une réunion du comité peut être convoquée pour examiner la plainte et prendre la décision requise au paragraphe 3(g).
i) Si l’OAFM n’a pas compétence pour traiter une plainte, si la plainte ne respecte pas les délais prescrits, si elle est frivole ou vexatoire ou si elle ne constitue pas une infraction du membre aux règlements et/ou aux normes de pratique et au code d’éthique professionnelle de l’OAFM, le président du comité ou la directrice générale, au nom du président, informe le plaignant qu’aucune autre mesure ne sera prise à la lumière des renseignements fournis. En ces cas-là, aucune notification n’est envoyée au membre et aucune trace de la plainte ne sera prise en compte dans le cadre d’autres plaintes ou procédures disciplinaires concernant le membre.
j) Si la plainte doit faire l’objet d’une enquête, le président du comité ou la directrice générale, au nom du président, informe le plaignant que la plainte peut être examinée et faire l’objet d’une décision, puis avant de poursuivre la procédure, le comité demande au plaignant de signer le formulaire de renonciation aux clauses de confidentialité de la médiation figurant à l’annexe A de la présente politique.
k) Si, après trente (30) jours, le plaignant n’a pas remis au président du comité ou à la directrice générale, au nom du président, le formulaire de renonciation aux clauses de confidentialité de la médiation signé (annexe A), il sera informé par écrit que le dossier a été fermé et qu’aucune autre mesure officielle ne sera prise. Le comité a toute latitude pour prendre contact de manière informelle avec le membre au sujet de la plainte et discuter avec lui des préoccupations du plaignant en termes généraux.
l) À la réception du formulaire de renonciation aux clauses de confidentialité de la médiation (annexe A) signé par le plaignant, le président du comité ou la directrice générale, au nom du président, informe le membre de la plainte et lui précise que celle-ci a été transmise au comité pour enquête et décision. Une copie de la plainte et des documents qui la justifient est transmise au plaignant en même temps que cette notification.
m) Le comité informe le membre de son droit de soumettre au président du comité ou à la directrice générale, au nom du président, une réponse écrite, dans les trente (30) jours suivant la réception de la plainte. Toute réponse est envoyée au plaignant et à l’enquêteur au début de toute enquête.
4. Enquête
a) De concert avec le président du comité des plaintes de l’OAFM, le comité nomme un enquêteur pour analyser la plainte et enquêter sur les préoccupations du plaignant au sujet du membre.
b) L’enquêteur doit être un membre accrédité et en règle de l’OAFM.
c) L’enquêteur déterminera, à sa seule discrétion, la forme et le déroulement de l’enquête et devra au minimum :
i. mener des entretiens avec le plaignant et le membre;
ii. recueillir et examiner la documentation se rapportant aux allégations et à la réponse;
iii. identifier et interroger tout représentant autorisé qui pourrait être en mesure de fournir de l’information pertinente; et
iv. demander au plaignant, au membre et à tous les représentants autorisés de préserver la confidentialité de toutes les discussions et communications échangées au cours de l’enquête, et de s’abstenir de parler de l’objet de la plainte ou de l’enquête avec des tiers, à l’exception d’un représentant autorisé.
v. L’enquêteur peut, à sa seule discrétion, rencontrer ou consulter un membre accrédité afin d’obtenir une opinion sur l’application des normes de pratique et du code d’éthique professionnelle de l’OAFM dans les circonstances factuelles décrites dans la plainte.
d) À la fin de l’enquête, et au plus tard 120 jours après son affectation, l’enquêteur remet au président du comité ou à la directrice générale, au nom du président, un rapport écrit comportant les éléments suivants :
i. le contenu des allégations du plaignant et la position du membre en réponse à ces allégations;
ii. un résumé des faits et un résumé de l’enquête et des recommandations; et
iii. les constatations et les conclusions de l’enquêteur indiquant si, à son avis, les renseignements obtenus au cours de l’enquête constituent une infraction aux règlements ou aux normes de pratique et au code d’éthique professionnelle de l’OAFM en se référant spécifiquement à ces règlements, normes ou principes d’éthique.
iv. La détermination par l’enquêteur si les faits constituent une infraction aux règlements ou aux normes de pratique et au code d’éthique professionnelle de l’OAFM.
5. Imposition d’une mesure disciplinaire
a) Si, après étude du rapport de l’enquêteur, le comité estime que les motifs pour imposer une mesure disciplinaire sont insuffisants, le président en informe immédiatement le plaignant et le membre, en exposant les motifs de la décision.
b) Si, après étude du rapport de l’enquêteur, le comité estime que les circonstances justifient qu’un avertissement soit adressé au membre sans autre mesure disciplinaire, le président doit :
c) émettre un avertissement écrit au membre lui rappelant ses obligations professionnelles et lui offrant toute l’aide nécessaire pour s’acquitter de celles-ci; et
d) notifier le plaignant de la mesure prise et des motifs justifiant l’avertissement.
e) Si, après étude du rapport de l’enquêteur, le comité estime que les circonstances justifient une mesure disciplinaire supplémentaire, il doit, dans les sept (7) jours suivant sa décision :
f) fournir une copie du rapport de l’enquêteur au membre et lui accorder une période d’au plus trente (30) jours pour transmettre ses commentaires ou ses observations sur les conclusions de l’enquêteur; et
g) à la demande écrite du membre, offrir à celui-ci l’occasion de comparaître devant le comité pour lui exposer les grandes lignes de son argumentation.
h) Si le comité établit que des sanctions disciplinaires autres qu’un avertissement doivent être imposées, il peut :
i. exiger du membre qu’il réussisse (à ses frais et dans un délai déterminé) un cours de formation approprié, traitant des problèmes évoqués dans la plainte; et/ou
ii. suspendre le membre de l’OAFM pour une période déterminée; et/ou
iii. permettre au membre de résilier son adhésion ou supprimer son titre d’AccFM ou d’AccIM, d’AccCPMed ou d’associé;
iv. résilier l’adhésion du membre ou supprimer son titre d’AccFM, d’AccIM, d’AccCPMed ou d’associé, en assortissant sa réintégration de conditions qui n’incluent pas de paiement monétaire autre que la cotisation fixée par l’OAFM;
v. résilier définitivement l’adhésion et/ou le titre d’AccFM ou d’AccIM, d’AccCPMed ou d’associé du membre; ou
vi. imposer d’autres pénalités ou sanctions que le comité juge appropriées et proportionnées dans les circonstances.
i) La résiliation permanente de l’adhésion à l’OAFM et la suppression du titre d’AccFM, d’AccIM, d’AccCPMed ou d’associé, ou les deux, constituent une sanction lourde qui n’est généralement pas imposée, sauf dans les cas suivants :
i. la conduite du membre est si inacceptable ou ses compétences et/ou sa performance sont si médiocres que le maintien de son statut de membre de l’OAFM et/ou de son titre d’AccFM ou d’AccIM, d’AccCPMed ou d’associé jetterait le discrédit sur la pratique de la médiation familiale ou sur la réputation de l’OAFM; ou
ii. le membre a déjà fait l’objet d’une plainte dont le bien-fondé a été établi, et la présente plainte confirme que le membre est incapable ou refuse de suivre les orientations et les règles de l’OAFM.
j) Le comité informe le plaignant de toute mesure disciplinaire imposée au membre, conformément à la procédure susmentionnée.
k) Si une plainte contre un médiateur en protection de l’enfance fait l’objet d’une enquête de l’OAFM et aboutit à un avertissement ou à une autre mesure disciplinaire, l’OAFM avise l’organisme de paiement de transfert concerné de la plainte et de la sanction disciplinaire imposée.
l) Aucun membre du comité ne peut participer aux discussions ou aux délibérations stipulées dans la présente politique s’il connaît ou apprend une raison qui le disqualifierait en raison :
i. d’une relation antérieure ou étroite avec le membre ou le plaignant;
ii. de son appartenance à un cabinet ou de son emploi dans un cabinet auquel le membre ou le plaignant appartient au moment de la plainte, ou au cours de la période concernée par la plainte;
iii. toute autre question qui peut laisser raisonnablement croire que le membre est en conflit d’intérêts, ou qu’il est partial de quelque manière que ce soit, en faveur ou à l’encontre du plaignant ou du membre.
6. Demande de réintégration
a) Une demande de réintégration par le membre doit être envoyée au président du comité des plaintes et/ou à la directrice générale.
b) La demande de réintégration est examinée par le comité des plaintes.
c) Le membre reçoit un avis de convocation et a le droit d’assister à une réunion pour présenter ses arguments au comité.
d) La décision du comité est consignée par écrit et une copie est envoyée au membre, dans les trente (30) jours suivant la rencontre avec le comité des plaintes.
e) La décision de réintégration peut également inclure l’imposition de conditions qui, de l’avis du comité, sont raisonnables et nécessaires pour garantir le respect des normes de pratique et du code d’éthique professionnelle de l’organisation.